Hinweisgeber: Good to know

Hinweisgeberschutz: Das sollten Sie jetzt wissen

Ihr Unternehmen erfüllt die Pflichten, die sich aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ergeben. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz wurden der Schutz hinweisgebender Personen ausgebaut und die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in nationales Recht umgesetzt. Hinweisgeberschutz bedeutet, dass Personen, die mit einer Meldung illegale Missstände aufdecken, vor Repressalien durch ein Gesetz geschützt sind.

Dem Gesetz entsprechend haben Beschäftigte nun die Möglichkeit vertraulich Meldungen abzugeben. Ihr Unternehmen nutzt hierfür die Kanäle der AGA Service GmbH. Meldungen gehen folglich nicht direkt bei Ihrem Unternehmen ein. Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, werden sämtliche Meldekanäle von geschulten Jurist/innen überwacht, die die Meldungen entgegennehmen und bearbeiten.

Ihr Unternehmen hält einen Link zu unserem Online-Hinweisgebertool bereit. Ferner haben Sie die Möglichkeit, auch auf anderen Wegen mit der Hinweisstelle Kontakt aufzunehmen. Näheres entnehmen Sie bitte den Informationen Ihres Unternehmens und dieser Seite. 

Ablauf des Meldeprozesses

1.

Sie melden einen Hinweis an die Meldestelle. Hierfür können Sie selbst den Weg bestimmen.

2.

Die Meldestelle bestätigt Ihnen den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen. Merken Sie sich hierfür bitte im Online-Tool den Sicherheitscode. Nur so können Sie später noch einmal auf Ihre Meldung zugreifen und mit der Meldestelle ggf. anonym offene Fragen klären. 

3.

Die Meldestelle prüft Ihre Meldung.

4.

Die Meldestelle informiert das Unternehmen über den Inhalt der Meldung.

5.

Die Meldestelle hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt und ersucht sie erforderlichenfalls um weitere Informationen.

6.

Das Unternehmen prüft und ergreift ggf. Folgemaßnahmen.

7.

Die Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Auch hierfür benötigen Sie insbesondere bei anonymer Meldung den Sicherheitscode.

Welche Meldewege sind möglich?

Eine Meldung kann (auch vollständig anonym) über das Hinweismeldesystem eingereicht werden. Hierzu wir dem Unternehmen ein individueller Link zum System zur Verfügung gestellt, über welchen Sie Hinweise melden können. Es wird keine Registrierung benötigt. Bei Meldung wird ein Sicherheitscode generiert, den Sie ablegen oder speichern müssen und über den der spätere Zugang zur Meldung und die Bearbeitung (Kommentierung und anonyme Kommunikation mit dem Ansprechpartner der Meldestelle) möglich ist. Bei Eingang einer neuen Meldung erhalten die Ansprechpartner der Meldestelle eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Details (Inhalte und Dokumente) verbleiben im System und sind dort sicher gespeichert. Sie erhalten zeitnah Rückmeldung zum Eingang Ihrer Meldung, dafür können Sie mit dem Sicherheitscode wieder auf Ihre Meldung zugreifen.

Im Online-Tool werden Sie sicher durch einige Fragen geleitet, die der Meldestelle das Verständnis des gemeldeten Vorfalls erleichtern. Es ist außerdem möglich, Beweise anzuhängen und später wieder anonym in Kontakt zu treten.

Sie können das Tool auch über Ihr Smartphone verwenden. Eine E-Mail-Adresse oder andere Informationen, die auf Ihre Person schließen lassen, werden ausdrücklich nicht benötigt. 

Eine Meldung ist per Anruf unter 040/30801-200 möglich. Nur die geschulten Ansprechpartner haben Zugriff auf die Anrufe. Bei Abwesenheiten oder Urlaub vertreten Sie sich gegenseitig, so dass eine Erreichbarkeit Mo-Fr von 09:00 – 16:00 gewährt wird. Der Ansprechpartner nimmt den Anruf entgegen und notiert den Fall sowie die Gesprächsnotizen, welche anschließend geschützt abgelegt werden. Für Rückfragen wird der weitere Kontaktweg vereinbart und ebenfalls in der Datei festgehalten.

Eine Meldung per E-Mail kann an hinweisgeber@aga.de gesendet werden. Der Zugriff auf das Postfach ist beschränkt auf die Ansprechpersonen. Die E-Mails sowie mögliche Anhänge und Antworten werden geschützt abgelegt.

Eine Meldung per Post ist an folgende Adresse zu richten:

vertraulich
AGA Service GmbH
Stichwort HinSchG
Kurze Mühren 1
20095 Hamburg

Per Post eingegangene Meldungen werden lediglich von den Ansprechpersonen geöffnet und von diesen weiterbearbeitet. Zur Ablage werden die Schriftstücke von diesen eingescannt und geschützt abgelegt.

Für ein persönliches Treffen kontaktieren Sie die Meldestelle bitte vorab unter der angegebenen Telefonnummer oder E-Mailadresse. Die Treffen finden ausschließlich nach Vereinbarung in den Büroräumen des AGA Unternehmensverbandes (Kurze Mühren 1, 20095 Hamburg oder Königstraße 9, 30175 Hannover) statt.

Mehr zu den Hintergründen erfahren Sie hier:

Deutscher Bundestag - Besserer Schutz für hinweisgebende Personen im beruflichen Umfeld beschlossen

EUR-Lex - 02019L1937-20211110 - DE - EUR-Lex (europa.eu)